L’ouverture de la technologie à ses utilisateurs, voilà peut-être le tournant le plus profond dans le domaine des technologies RH, comme l’explique Josh Bersin, l’une des voix « RH » américaines les plus écoutées, dans sa revue de tendances annuelles établie à la suite de la conférence HR Tech 2014. Pas la plus impressionnante des « disruptions », mais probablement la plus contraignante, alors que se dresse toujours plus le double écueil d’une fonction RH déshumanisée et 100% « tech » ou à l’opposé, d’une RH loin des usages existants…
Ces 30 dernières années, la tendance fut d’abord à l’automatisation et l’intégration des systèmes RH : les différentes fonctions RH comme la paie, la formation, le recrutement et même les entretiens annuels ont été automatisées dans une optique d’intégration des processus créant des liens entre ces fonctions, afin d’apporter plus de cohérence aux données RH.
Lire RH : un métier presque entièrement informatisé
Mais alors qu’automatisation et intégration des systèmes RH restent des enjeux importants pour les entreprises, la donne a aujourd’hui changé, explique Bersin : les systèmes RH ont désormais pour impératif d’être interactifs et intuitifs pour améliorer l’expérience utilisateur et permettre aux employés et managers voire aux candidats d’y participer. Il ne s’agit dès lors pas d’opposer une technologie salvatrice et des méthodes traditionnelles inadaptées, mais de ne pas manquer ces perspectives qui s’ouvrent… Premier tour d’horizon consacré aux usages.
1. Less is more : participation et simplicité d’usage au cœur des technologies RH
Le processus de recrutement doit être facilité pour les candidats, et avant tout : simplifié. L’objectif : postuler en un clic ou du moins faire le storyboard du processus de candidature en ligne pour qu’il n’excède pas trois clics. Les systèmes internes de management RH, qui étaient également très compliqués, se simplifient pour aller vers une participation accrue de l’utilisateur. L’idée est que les employés puissent eux-mêmes mettre à jour leur statut, trouver les collègues compétents, trouver les formations adéquates et les suivre en ligne, évaluer les candidats et se fixer et gérer des objectifs.
2. Mobile et gamification : renforcer les liens entre entreprise et collaborateurs
Pour faciliter non seulement l’expérience mais aussi la participation de l’utilisateur, l’usage mobile et le cloud doivent se développer, le design doit être au service d’un système plus facile d’usage, plus facile à apprendre. Le mobile n’est plus un choix : il est devenu la première interface. Selon une étude de Kleiner Perkins, il y a ainsi 5,2 milliards de dispositifs mobiles et 1,6 milliards de smartphones contre 789 millions d’ordinateurs portables et 743 millions d’ordinateurs fixes.
Les RH doivent donc compter avec le mobile pour renforcer leur message et établir un nouveau rapport entre les collaborateurs et l’entreprise : Bersin montre notamment que les employés qui lisent les newsletters sur leur smartphone durant leur pause ou temps libre seront bientôt majoritaires… Les services RH pensent aussi notamment à créer des applications, gérables en quelques clics (au lieu des douze clics habituels). C’est le cas notamment d’Elior, qui a récemment annoncé la sortie d’un site de recrutement mobile permettant aux candidats de postuler directement depuis leur smartphone, lettre de motivation incluse. Enfin, la gamification des interfaces, outils et systèmes est largement actée, notamment dans le e-learning ou l’« on-boarding ».
3. Le train de la « datafication » des RH
Selon le rapport Bersin, il est temps d’utiliser la quantité de données sur les employés dont les RH disposent. La « datafication » de la fonction RH, c’est-à-dire le passage de la seule utilisation de données vers des approches authentiquement « data-centrées », orientées par les données, est en cours. Elle promet d’améliorer la qualité du recrutement, d’élargir le vivier des talents, y compris des hauts potentiels, et réduire du turnover. Dans ce domaine, les RH sont en retard : selon une étude de Bersin pour Deloitte, seules 4% des organisations ont la capacité de prédire ou de modéliser leurs effectifs, alors que 90% sont capables de modéliser et prédire le budget, les résultats financiers et les dépenses. Le couplage de meilleures données avec une analyse en temps réel peut permettre aux entreprises de rationaliser leur décisions en terme de recrutement, d’amélioration des ventes, réduction des coûts de travail.
Lire aussi Big data : face au tourbillon des données, la RH désemparée ?
4. Vers le « quantified employee » ?
Alors que la plupart des outils et systèmes RH étaient faits pour des organisations pyramidales, les organisations sont aujourd’hui plus plates et opèrent sur des relations entre pairs. Elles ont besoin d’outils de communications en temps réel, et de plus en plus grâce au crowdsourcing, à la télédétection sociale ou collecte de données à distance et à l’Internet des Objets.
Le crowdsourcing en particulierchange les pratiques RH et permet une plus grande transparence dans le partage d’informations. Le vote, par exemple, permet d’avoir des retours et des commentaires instantanés sur les nouveaux programmes. Des entreprises développent également des outils pour connaître le « pattern » traditionnel des communications par e-mail : savoir qui initie ces conversations par e-mail et qui est concerné par ces échanges permettrait de mieux comprendre la culture d’entreprise.
De nouvelles applications sont attendues notamment pour collecter des données en temps réel de manière continue sur les hauts potentiels (par exemple savoir s’ils sont au bord de quitter l’entreprise ou comment ils se sentent dans leur travail et dans leur relation avec leur manager) et sur les managers (quelles sont leurs performances et pourquoi certains sont plus performants que d’autres).
5. Le recrutement « en réseau » se banalise
[encadre] Linkedin, Glassdor et Indeed ont changé le recrutement. Les recruteurs se basent désormais sur les profils sociaux des candidats et, aux Etats-Unis, sur des systèmes de recommandation tels que Careerify, afin de trouver des candidats grâce au réseau des collaborateurs. Glassdor, qui vient de débarquer en France, invite les employés et collaborateurs à noter leur entreprise et permet ainsi aux futurs candidats de se familiariser avec la culture d’entreprise et de connaître des données RH (notamment les salaires et le nombres de RTT).
Pour les entreprises, cette plateforme basée sur un système de notation permet de travailler la marque employeur en connaissant les évaluations et éventuelles critiques des collaborateurs. L’enjeu pour les RH est de l’ordre du marketing interne : convaincre les recruteurs et les managers d’utiliser ces outils. Pour ces derniers, l’idée est de se familiariser avec ces systèmes interconnectés.
Afin de penser l’employabilité de façon ouverte et transparente, chez Orange, par exemple, les top managers sont encouragés à lier leur compte LinkedIn avec leur profil interne. L’avantage est double : une mise à jour rapide et unique des profils en limitant la surévaluation qui est parfois de mise sur LinkedIn. En octobre 2014, 15% d’entre eux l’avaient déjà fait et 28% s’étaient renseignés alors que le processus avait commencé trois mois auparavant.
Lire la suite de ce billet : 10 disruptions technologiques RH incontournables (2/2) : à la conquête des fonctions RH
***
