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4 conseils pour réussir l’externalisation de la formation

EURÊKA. Externaliser sa formation permet de faire de son entreprise une véritable organisation apprenante, connectée à l’évolution des métiers et des compétences. Mais l’opération peut paraître complexe, voire intimidante. Conseils d’experts.

En France, 25% des entreprises externalisent ou projettent d’externaliser la formation, selon une étude d’EOA France. Aujourd’hui, la formation n’est plus perçue comme une fonction support que l’on sollicite de façon ponctuelle, mais comme une fonction stratégique de pilotage des compétences : « Autrefois, le responsable de formation était un simple gestionnaire de stages », explique Bénédicte Bailleul, Directrice Générale de FuturSkill Training, filiale de ManpowerGroup, « aujourd’hui, celui-ci est un véritable directeur du développement RH. C’est un vrai changement de paradigme ».

A l’occasion du salon HR Speaks, événement-phare dédié à la fonction RH qui s’est tenu à Paris les 16 et 17 juin au Palais des Congrès, Bénédicte Bailleul a confronté expériences et points de vue sur le processus d’externalisation de la formation avec Bénédicte Guitton, ‎Directrice Formation, Recrutement et Mobilité chez CGI, dont FuturSkill est partenaire.

1. Inscrire le projet d’externalisation au cœur de la stratégie de l’entreprise

Bénédicte BailleulDans un contexte où le financement de la formation s’est raréfié, l’externalisation est une opportunité pour optimiser les coûts et pour que la formation s’inscrive pleinement dans la stratégie de l’entreprise : « Les problématiques de recherche et de développement des compétences sont aujourd'hui clés pour l'entreprise dans son ensemble, et sont l'une des premières priorités pour le DRH » explique Bénédicte Bailleul, soulignant que le DRH n’est plus un « chef du personnel mais un acteur important du business ». Ainsi le projet d’externalisation « doit être porté au plus haut niveau de l’entreprise », explique Bénédicte Guitton.

> Lire aussi Externalisation de la formation : « ce n’est pas la fin du monde mais le début d’une nouvelle aventure »

2. Co-construire le modèle d’externalisation en véritables partenaires

Le modèle d’externalisation en place doit répondre aux contraintes organisationnelles et technologiques des deux entreprises. Ainsi, chaque contrat correspond à une solution sur-mesure unique. Des principes qui permettent au département formation de CGI de se concentrer sur les orientations stratégiques et le pilotage et de se reposer sur FuturSkill pour les activités administratives, logistiques, financières et les achats, très chronophages. FuturSkill et CGI ont fait de l’accompagnement du changement leur priorité avec, pour chaque entreprise, une personne dédiée uniquement au pilotage de la transition :

« FuturSkill et CGI doivent fonctionner en véritable business partner à l’écoute des besoins de l’autre pour réussir la transformation. Nous sommes dans la co-construction, notamment dans la partie outil, processus et dans l’accompagnement du changement », souligne Bénédicte Guitton.

3. Centraliser le pilotage

Piloter la formation de façon locale « peut être une solution, mais de plus en plus d‘entreprises l’abandonnent pour ne pas être accaparées par la gestion administrative et financière de la formation », explique Bénédicte Bailleul. La centralisation est donc un pré-requis pour réussir son externalisation, notamment concernant les achats. Ensuite, logique industrielle et hyperspécialisation permettent de fiabiliser le service.

> Lire aussi Réforme de la formation professionnelle : la révolution est en marche

« Centralisation, optimisation de la performance et des coûts » sont les trois objectifs de l’externalisation définis par Bénédicte Guitton. « Auparavant, la gestion de la formation chez CGI était décentralisée pour nos 10 000 collaborateurs répartis sur 22 sites, ce qui impactait notre réactivité face aux demandes de nos professionnels », poursuit-elle. « Avant, nous concentrions notre temps sur le back office et sur la gestion budgétaire. En confiant ces tâches à FuturSkill, nous pouvons nous repositionner sur le développement des compétences qui supporte les enjeux stratégiques de CGI », pointe Bénédicte Guitton.

4. Accompagner les collaborateurs dans la transformation de leur métiers

L’externalisation permet au service formation de réinvestir du temps pour guider les collaborateurs dans l’évolution de leur métier, et ainsi de jouer pleinement son rôle de conseil. Cet accompagnement est d’autant plus important que les modalités des formations sont actuellement en pleine mutation. « Le stage de 5 jours a laissé place à des séquences de formation très courtes, de plus en plus ciblées, avec beaucoup de sur-mesure, "modularisées" pour chaque collaborateur, ce qui demande plus d'agilité dans la réponse à la demande en formation », explique Bénédicte Bailleul, pour qui le pilotage des compétences de l’entreprise implique un haut niveau d’individualisation et de digitalisation :

« La demande des collaborateurs évolue vers des besoins très spécifiques, individualisés, de grande qualité pédagogique, accessibles facilement et parfois dans l’immédiateté. Notre valeur ajoutée consiste à construire des dispositifs pédagogiques qui répondent à ces besoins tout en assurant un développement des compétences durable et pérenne : concevoir et agencer des formats de formations modulaires, courts, individualisés et avec du digital. La compréhension fine et profonde des besoins est donc essentielle » indique Bénédicte Guitton. « Nous sommes une entreprise de services numériques. Avec l’évolution rapide des technologies, nous devons aider nos collaborateurs à être en amont des transformations ».

> Lire aussi Bénédicte Bailleul : « le directeur de la formation va devenir un directeur des compétences »

Il semble donc bien loin le temps où les moments de formation étaient sanctuarisés. « L’apprentissage, au sens « Entreprise Apprenante », a lieu à tout moment de notre vie : en formation bien sûr, dans nos échanges avec nos pairs, notre réseau et surtout au cours de notre expérience par la mise en situation sur un projet ou une mission » a résumé Bénédicte Guitton.

Crédit image : JD Hancock /CC BY 2.0

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