La digitalisation a longtemps été délaissée par les entreprises, tous secteurs confondus. Crainte d’une destruction d’emplois, difficultés d’intégration de nouveaux outils, coûts financiers parfois élevés, ont pu être des freins à une transformation numérique. En 2020, la crise sanitaire et le confinement ont levé ces obstacles et permis une incroyable accélération de la digitalisation. 40 % de la population française a ainsi pu télétravailler pendant le 1er confinement, ce qui a pu sauver bon nombre d’emplois. La mue numérique des entreprises est là : mise en place de nouveaux outils digitaux, adaptation des modes de travail et processus de recrutements innovants. DRH et managers ont désormais des rôles clés pour développer et adapter ces usages à la culture de l’entreprise.

Le recrutement : une étape clé digitalisée grâce à l’IA

Depuis mars 2020, les solutions de recrutement basées sur l’intelligence artificielle ont connu un essor majeur. Déjà utilisée depuis quelques années par certaines entreprises, l’IA s’est largement démocratisée devenant une étape clé du recrutement. L’automatisation des processus permet, à chaque étape, de gagner en rapidité – du sourcing à la présélection des candidats et parfois même lors de la réalisation d’entretien – cela permet également d’améliorer l’expérience du candidat. En effet, ces outils qui garantissent la personnalisation des parcours en fonction de chaque profil ou proposent une visite virtuelle des locaux suscitent un intérêt indéniable au sein des entreprises. L’IA est désormais perçue comme une technologie qui améliore la productivité des professionnels RH sans remplacer l’humain. Une technologie qui est notamment mise à l’honneur chaque année au salon de l’innovation, Viva Technology. Pour l’édition 2021, et en partenariat avec ManpowerGroup, un challenge est organisé pour les start-up dont les candidatures doivent répondre à l’enjeu de la maîtrise de l’analyse des données RH grâce à l’IA.

L’intégration du collaborateur dans l’entreprise digitalisée

Le parcours du candidat a été profondément bouleversé depuis 2020. Aujourd’hui, le futur collaborateur ne connaît ni le lieu, ni son manager, ni ses futurs collègues puisqu’une partie de son processus de recrutement a été réalisé à distance. Il faut donc prendre en compte cela et l’accompagner pas à pas pour réussir son intégration, parfois, avec les contraintes du distanciel. Plusieurs actions peuvent être mises en place par les RH et le futur manager, dont le rôle est essentiel à cette étape : création d’un livret d’accueil sur la culture d’entreprise, trombinoscope des collaborateurs, réunions avec les équipes directes et indirectes pour avoir une vision d’ensemble, présentation des outils digitaux utilisés en interne ou encore attribution d’un parrain pour lui faire rencontrer ses collègues. Enfin, pour mettre en confiance ce nouvel arrivant, il est primordial de l’accueillir plus « chaleureusement » que d’ordinaire tout en étant à l’écoute de ses besoins.

Chez Experis l’on-boarding est une étape clé pour la réussite du collaborateur

Virginie Le Forestier Directrice Recrutement d’Experis, marque ManpowerGroup spécialiste de la transformation digitale des entreprises, nous partage leur process pour une intégration réussie d’un nouveau collaborateur : “Experis maintient son attention autour de l’intégration de ses nouveaux Talents. Convaincus que c’est une étape structurante et importante pour placer nos nouveaux talents en réussite, nous avons identifié les points clés sur ce sujet : garantir un accueil par une prise de contact avec les managers ; veiller à ce qu’il dispose dès son arrivée de l’ensemble des outils permettant de travailler efficacement. Dans ce cadre la DSI joue un rôle primordial de connexion de ce nouveau talent à son futur environnement. C’est une combinaison efficace d’actions et d’échanges anticipés et orchestrés entre le Talent Recruiter et le futur Manager qui garantissent le meilleur on-boarding.”

Le numérique au service de l’évolution des carrières  

Le recrutement et l’on–boarding sont deux moments très importants pour les collaborateurs et pour les entreprises, mais il s’agit également pour les DRH de veiller au bien-être et à l’évolution des parcours de chacun. Pour ce faire, l’entreprise doit répondre à plusieurs besoins essentiels du salarié : l’accomplissement, l’estime, l’appartenance, la sécurité et l’équilibre psychologique. Pour y répondre, la digitalisation est au rendez-vous.

De nombreux logiciels et applications ont vu le jour pour gérer les entretiens individuels, donner la parole, simplifier les outils, créer une communauté et lever les freins numériques. L’objectif : créer une nouvelle expérience collaborateurs et fluidifier la remontée d’informations. En se sentant plus écouté et encadré, en constatant que son entreprise l’interroge régulièrement pour connaître son avis, le collaborateur sera plus à même de trouver sa place, de s’épanouir et de progresser. Faire en sorte que le collaborateur s’approprie ces outils digitaux pour sa propre évolution professionnelle lui permet d’en constater l’efficacité. Cela aide par la même occasion les DRH à lever petit à petit les réticences de certains collaborateurs vis-à-vis de la digitalisation. 

Le rôle des DRH et managers renforcé par la digitalisation

Depuis 2019, 84% des employeurs envisagent d’accélérer la conversion de leur entreprise à une plus forte automatisation du travail, dans un objectif de productivité et de réduction des coûts. Du fait de la pandémie, 38% des entreprises ont désormais décidé d’accélérer leur transformation digitale et leur automatisation. Les DRH et managers ont un rôle déterminant dans la stratégie de l’entreprise, particulièrement en temps de crise, où la plupart ont dû s’adapter aux contraintes du distanciel. Virginie Le Forestier le confirme : “La digitalisation nous a invité à revoir notre mode managérial pour en apprécier les enjeux d’une autre façon. Elle ne modifie en rien notre rôle mais a un impact significatif dans la manière dont nous allons décliner nos intentions à l’égard de nos collaborateurs.”

Garder une proximité avec ses collaborateurs, l’enjeu majeur du management à distance

L’année 2020 a certes représenté un énorme défi technologique, mais elle a surtout réaffirmé le rôle humain et relationnel important qu’ont les DRH. “Être Manager, c’est maintenir un cap, des objectifs, une motivation, challenger ses collaborateurs. Le manœuvrer à distance c’est répondre à ces mêmes enjeux en instaurant de la proximité en tenant compte de la contrainte de la distance. Des instances de suivi, réunions plus fréquentes ont permis d’équilibrer la relation manager-collaborateur et de répondre à ce besoin de proximité. Des plateformes de communication collaborative digitales sont à notre disposition et nous permettent de contribuer agilement sur tous les sujets comme de renforcer nos échanges au quotidien. Ainsi, les outils et les instances d’échange ont permis de maintenir l’information ascendante et descendante pour agir efficacement dans un environnement qui appel à la réactivité.” témoigne Virginie Le Forestier.

Le digital facilite la gestion quotidienne des professionnels RH

Depuis plusieurs années, les algorithmes et autres outils avaient libéré les DRH des tâches répétitives (tri de CV pour ceux qui recrutaient, mise à jour des données personnelles, validation des congés…), leur permettant ainsi de se focaliser sur des tâches plus spécifiques, les soft skills et le parcours de leurs collaborateurs. De leur fidélisation au respect de leur bien-être, l’entreprise 2.0 facilite les échanges et offre une plus grande transparence. Les métiers RH se transforment peu à peu. Ils ne sont plus considérés uniquement comme des fonctions supports mais deviennent stratégiques, véritables bras droits des dirigeants.

Pour surmonter la crise sanitaire, les entreprises ont été dans l’obligation d’accélérer leur digitalisation. Cette conjoncture a permis de sauver de nombreux emplois tout en poursuivant également les recrutements réalisés à distance. Le rôle des DRH et managers est primordial dans cette transformation numérique. Ils doivent désormais installer ces nouveaux process sur le long terme afin de les intégrer à la culture de l’entreprise. Mais, si la digitalisation des entreprises est nécessaire pour faire face aux enjeux actuels, certains outils sont à utiliser avec parcimonie. La qualité de vie au travail passe aussi par les rencontres et les échanges humains. Les outils numériques doivent avant tout rester des supports facilitateurs pour la vie professionnelle du collaborateur, des DRH et managers. À l’image des entretiens annuels, la nécessité de l’observation, de l’écoute et de l’empathie doit être démultipliée lors des échanges à distance.