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Sur le terrain, Eiffage mise sur une « transformation numérique douce »

Des tablettes sur les chantiers. Le géant du BTP Eiffage dote ses conducteurs et directeurs de travaux de tablettes tactiles et digitalise ses processus de levée de réserves. Pourquoi ? Comment ? L’Atelier de l’emploi a rencontré Philippe Colombel, responsable des applications métiers au sein de la direction des systèmes d’information (DSI) d’Eiffage.

Pourquoi avoir équipé de tablettes les conducteurs de chantier ? 

Philippe Colombel : Nous avons décidé d’utiliser les tablettes pour un processus spécifique : celui des opérations préalables à la réception (OPR), que l’on appelle également levées de réserves. C’est la signalisation par l’acquéreur des vices apparents au moment de la livraison d’un élément. C’est un processus essentiel qui implique autant les sous-traitants que les architectes, les promoteurs ou les clients finaux.

Jusqu’à présent, ces levées de réserves étaient réalisées avec des plans, sous forme de prises de notes. Au mieux de manière électronique, sinon manuscrite. Nous nous sommes dit que cela serait bien plus facile et plus efficace de réaliser toute ces opérations sur un seul outil, avec une application spécifique, et que le tout soit numérisé.

Ce qui est désormais le cas ?

3454606933_43b64734d8_bPhilippe Colombel : Aujourd’hui, nos conducteurs de travaux viennent visiter les chantiers avec leur tablette en main. Ils travaillent à partir des plans d’exécution des architectes : il n’y a donc pas de perte d’information. Ils peuvent ainsi faire des zooms très précis sur la zone de la pièce où un défaut est noté et poser immédiatement une réserve via un formulaire. Ensuite, ils n’ont plus qu’à choisir parmi un ensemble de réserves prédéfinies. A cela s’ajoute la possibilité d’ajouter une photo, une date et un délai de correction. Après quoi, ils postent la réserve et peuvent éditer un rapport précis.

Il faut imaginer plusieurs équipes se promenant avec des tablettes sur le chantier pour faire des réserves. Il peut y avoir des milliers de réserves sur un chantier. Cette technologie permet de les synchroniser. Ainsi tout le monde édite les mêmes rapports, avec le même souci de précision, sans perte de données ni de temps.

Toutes les réserves sont ensuite envoyées sur un serveur central et les données sont disponibles sur un site web accessible aussi à ceux qui n’ont pas de tablette, comme les promoteurs par exemple. Et dès que le défaut est corrigé puis validé par l’architecte qui est en charge de la maîtrise d’œuvre, la réserve est levée.

« Pour créer un outil efficace, il faut comprendre comment travaillent nos chefs de chantiers »

Quelles ont été les étapes avant d’arriver au déploiement des tablettes ?

Philippe Colombel : Avant tout projet de ce type, il faut penser métier. Notre principal enjeu était de comprendre comment nos conducteurs de travaux travaillent et quels processus sont mis en place lors des levées de réserve afin de créer une application, et donc un outil, efficace. Pour les processus métier, nous avons travaillé en collaboration étroite avec le Département Méthodes+ au sein de la Direction Technique d’Eiffage Construction, pour la partie ergonomie et technologies, nous avons collaboré avec Microsoft et notamment des ergonomes : l’idée était d’avoir une approche visuelle de la manipulation de l’outil, dans l’optique de comprendre comment se positionne l’écran, mais aussi ce que va voir l’utilisateur. Enfin, c’est le travail d’une équipe réduite et compétente au sein de la DSI.

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Les conducteurs de projet ont également été consultés en amont par les directions métiers, non seulement pour valider l’ergonomie générale mais aussi pour authentifier le processus de levée de réserves. Nous avons ensuite réalisé des maquettes qu’ils ont validées. Le déploiement de l’outil a enfin été l’occasion de réaliser des tests sur le terrain. C’est un processus agile. L’enjeu est d’être le plus réactif possible pour faire évoluer l’application selon les demandes du terrain.

Et c’est grâce au travail de simplification et d’écoute mené en amont que l’outil ne nécessite aucune formation spécifique : en une heure et demie, l’utilisateur sait parfaitement le manipuler et l’utiliser.

« Une transformation qui conjugue trois facteurs : processus métier, ergonomie et performance »

Aujourd’hui, quels sont les retours d’une telle initiative ? 

Philippe Colombel : Les retours sont très positifs, notamment sur trois points :

  • L’outil représente un gain de temps considérable : la levée de réserves est désormais effectuée en quelques clics au lieu de prendre des heures.
  • C’est également un outil très visuel qui donne une véritable visibilité sur le bâtiment. Nous pouvons savoir instantanément où se situent les réserves et à quelle concentration. Ainsi, nous pouvons décider de redéployer les équipes en fonctions de cette donnée.
  • Enfin, la traçabilité de l’ensemble des actions apporte beaucoup de sérénité et de confiance dans les relations entre les différents acteurs. C’est un avantage que nous n’avions pas prévu au départ. Dans notre relation avec les sous-traitants des différents corps d’Etats, l’application OPR opère donc la fois comme un outil de pilotage et contrôle : elle permet de ne rien oublier et d’être clairs, ensemble, sur les éventuels retards.

Avec cet outil, je dirais que c’est une transformation numérique douce qui s’opère sur le terrain. Une transformation, qui prend en compte le métier et ses processus pour créer des outils efficaces. C’est la bonne conjugaison de trois facteurs : le métier, l’ergonomie et performance.

 

Crédits images : Leo FungDierk Shaefer et Lorzboy / Flickr / Licence CC BY 
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