Avec la pandémie de Covid-19, de plus en plus d’entreprises adoptaient le télétravail en mars 2020. Encore peu développé en France en 2019, il faisait face à de nombreux freins, nécessitant un temps d’adaptation et un changement progressif des mentalités. Installé dans l’urgence lors du premier confinement, il soulève des problématiques techniques mais aussi et surtout, une remise à plat des modes de communication au sein de chaque équipe. Comment mettre en place de nouvelles formes de collaboration pour permettre de vivre au mieux la situation ? Comment communiquer de façon efficace et bienveillante avec ses équipes ? Comment les motiver dans ce contexte ? Nous vous proposons quelques bonnes pratiques.

Si le confinement nous éloigne physiquement, il doit être une opportunité de repenser nos modes d’organisation et de communication à distance : il est possible de ressortir grandi de ce défi organisationnel et humain. A défaut de pouvoir se réunir, il faut s’unir et développer ensemble de nouvelles compétences afin de rendre nos échanges clairs, efficaces et rassurants. Des études disent qu’il faut compter 21 jours pour installer de nouvelles pratiques : pourquoi ne pas tenter d’utiliser ce temps de confinement pour suivre ces quelques principes ?

Gérer le caractère anxiogène de la crise

Avant toute interaction, il est important que chacun analyse ses émotions pour ne pas les faire peser sur le reste de son équipe. Ce principe est d’autant plus valable dans ce contexte particulièrement anxiogène de la crise sanitaire. Des techniques simples peuvent être appliquées chaque jour, notamment avant une visioconférence ou une conférence téléphonique.

L’un de ces techniques est simple et redoutablement efficace : la respiration ! Prendre cinq minutes pour pratiquer des techniques de respiration, voire de méditation peut s’avérer très utile. Des spécialistes affirment par exemple que six respirations profondes permettent de faire redescendre les tensions.

Faire une pause plusieurs fois par jour est primordial. Le fait de télétravailler chez soi peut faire perdre les repères habituels. Avant chaque réunion ou avant d’aborder un nouveau sujet, une pause peut être bénéfique.

Faire preuve d’empathie, plus que jamais

Le cerveau fonctionne sur des biais de perception parfois inconscients, résultats d’une analyse de signaux non-verbaux. S’ils sont présents au quotidien, l’éloignement et le télétravail peuvent les intensifier.

La prise en compte de ces biais, et le développement des qualités empathiques sont donc clef.
Un article de comportements et innovation décrypte le mécanisme d’empathie. « Des travaux récents des neurosciences montrent que l’empathie trouve son origine dans la perception et la manipulation de l’espace physique (…). L’empathie est une propriété fondamentale du cerveau humain qui se projette vers les autres et le monde en fonction des espaces déjà vécus et des anticipations souhaitées. »

Le premier pas est donc d’admettre la pluralité des comportements et des points de vue. Certains membres d’une équipe trouveront par exemple plus difficile ou au contraire plus facile de prendre la parole. Sur ce sujet, des chercheurs ont d’ailleurs démontré que les personnes introverties étaient moins inhibées dans les interactions virtuelles que physiques.

Chacun doit ainsi prendre conscience des difficultés des autres membres de son équipe dans le contexte de confinement, afin de trouver ensemble de nouveaux modes de fonctionnement pour s’adapter à ces nouveaux référentiels.

Être attentif au choix des mots

Contrairement aux idées reçues, une étude sur le télétravail a démontré que même les salariés en open space consacrent 72% moins de temps aux interactions physiques et envoient 67% plus de messages instantanés. Télétravail ou non, il est donc important de se pencher sur le choix des mots.

En effet, en l’absence de langage corporel, le risque de mauvaise interprétation des demandes et des remarques est significativement accru : un mail ou un SMS ne restituent pas les intonations. Par ailleurs, le langage écrit à travers les emails et les messageries modifie le temps des conversations qui deviennent asynchrones et donc moins efficaces.

Par manque de temps enfin, les « petits messages rapides » peuvent s’avérer être de faux amis. Il ne faut pas confondre concision et clarté. Dans cette quête d’efficacité, nous tendons à utiliser un minimum de mots pour communiquer. Or, plus les messages sont succincts plus ils laissent de place à l’interprétation, voire à des tensions. Attention également aux choix de ponctuation et d’emojis qui peuvent faire la différence.

Pourquoi ne pas profiter du contexte pour mettre en place des « chartes de communication individuelles » afin de comprendre l’autre sans malentendu ? Chacun peut ainsi préciser à ses collègues son temps de réponse moyen, son style d’écriture ou de ton. À titre d’exemple, certains favorisent les échanges concis, là où d’autres préfèrent les longues réponses détaillées.
Enfin, tout le monde n’a pas la même appétence et le même degré de tolérance face à l’humour et à la familiarité.

Apporter un cadre de communication clair

Plus que jamais, il est important que les tâches soient clairement exprimées, de même que les personnes en charge identifiées et les délais précisés. Une communication claire et empathique aide à installer un climat de confiance primordial en période de télétravail imposé. Un salarié plus autonome est un collaborateur plus engagé et épanoui, et donc plus efficace et productif.

Comme au bureau, il est important de respecter le rythme de chacun et de ne pas multiplier les messages et relances sur les différents canaux mis à disposition : cela pourrait être perçu comme une forme de harcèlement. Est-ce le bon moment pour déranger un collègue ? Dans quel état d’esprit est-il ?

Il en va de même pour les horaires : non aux mails à 23h ou aux SMS sur les numéros personnels. Il est important d’imposer des règles de communication pour ne pas laisser un collaborateur envahir l’espace personnel d’un autre.

Conserver les moments conviviaux 

Inutile de rappeler que le travail est également vecteur de lien social. Nous y passons une grande partie de notre journée. En période de télétravail, les visioconférences sont donc à privilégier pour les échanges quotidiens.

Grâce à celles-ci, les actions de team building sont également toujours possibles. Mettre en place de nouveaux rituels virtuels est nécessaire : pause-café, bonjour collectif du matin, apéritif commun du vendredi soir, ou encore partage de son quotidien confiné à travers une photo. Des moments où l’on n’aborde pas les questions de travail.

De la même façon, il est important de continuer à marquer les événements, par exemple grâce aux systèmes de cartes de vœux digitales.

Enfin, l’engagement d’une entreprise dans une cause peut permettre de renforcer les liens en son sein, malgré la distance. Toute crise engendre des mutations. Il faut y voir une opportunité de réinventer les modes de fonctionnement du travail puisque c’est l’implémentation de nouveaux modes de collaboration et de communication qui permettra de vivre au mieux cette situation. Se comprendre, s’adapter aux autres pour mettre en place une communication plus efficace, telles sont les bonnes pratiques que nous vous proposons pour installer une meilleure collaboration à distance.